5 мая 2020 года вступил в силу закон, разрешающий отдельным работодателям и работникам вести кадровый документооборот в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге. Пока это эксперимент. Полные правила (Положение) еще разрабатывает Минтруд, но основные контуры уже есть.
Участие добровольное. Работодатель не просто так «включается» — нужно подать заявку в Минтруд (mintrud@rosmintrud.ru). Формы пока нет, пишем в свободном стиле: реквизиты (ОГРН, ИНН, адрес), численность штата и прямое намерение участвовать. Но даже письмо не гарантирует вход в игру — нужно попасть в утвержденный Минтрудом перечень. Критерии отбора пока туманно, ждем Положения.
С работниками интереснее. Список формирует сам работодатель, но есть жесткие исключения: дистанционщики и те, кого временно передали по договору аутстаффинга, в эксперимент не попадают. Остальные должны дать письменное согласие. Отказ от участия — это не повод для увольнения или отказа в приеме на работу. Можно передумать в любой момент, просто предупредив работодателя за две недели.
Сроки: стартует каждый работодатель сам (с учетом будущего Положения), но финишная черта — 31 марта 2021 года включительно.
Перед стартом нужно сделать несколько шагов. За месяц до начала уведомить всех работников письменно: есть эксперимент, есть право отказаться или согласиться. Можно включить в него весь штат или только отдельные подразделения. Новых сотрудников, принимаемых в период эксперимента, тоже нужно знакомить с локальными актами и спрашивать согласия.
Важный момент: какие документы переводим в цифру? Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД и аналоги) — нет, закон запрещает их включать в эксперимент. Остальное — на усмотрение работодателя: трудовые договоры, допсоглашения, договоры материальной ответственности, ученические договоры. Все, что раньше подписывали на бумаге.
Нужно доработать локальные акты. С учетом мнения профсоюза (если есть) принять или изменить правила использования электронной подписи и обработки персональных данных. И, конечно, нужна техническая база: своя информационная система или интеграция с «Работой в России».
Что дает участие? Во-первых, скорость. Электронные подписи ускоряют согласования, экономит бумагу и время кадровиков. Во-вторых, доступность для проверяющих. Документы хранятся в системе работодателя или в «Работе в России». Инспекторы и профсоюзы могут запросить их, но только по официальному запросу. В открытом доступе они не лежат. Предоставлять нужно документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо бумажные копии с надлежащим заверением. В-третьих, влияние на закон. Цель эксперимента — найти косяки и предложить изменения в трудовое законодательство. По итогам, скорее всего, придется отправить в Минтруд отчет о проблемах и пожеланиях, как это было в похожем эксперименте 2018 года (тогда участвовали РЖД, Газпромбанк, Ростелеком).
Но есть и минусы. Расходы ложатся на работодателя. Создание системы, хранение, получение ЭП для сотрудников — все это платно. И ответственность за безопасность данных. Работодатель должен защищать электронные документы от взлома, утечек, изменения и уничтожения.
Источник изображения: freepik.com
5 мая 2020 года вступил в силу закон, разрешающий отдельным работодателям и работникам вести кадровый документооборот в электронном виде без обязательного дублирования на бумаге. Пока это эксперимент. Полные правила (Положение) еще разрабатывает Минтруд, но основные контуры уже есть.
Участие добровольное. Работодатель не просто так «включается» — нужно подать заявку в Минтруд (mintrud@rosmintrud.ru). Формы пока нет, пишем в свободном стиле: реквизиты (ОГРН, ИНН, адрес), численность штата и прямое намерение участвовать. Но даже письмо не гарантирует вход в игру — нужно попасть в утвержденный Минтрудом перечень. Критерии отбора пока туманно, ждем Положения.
С работниками интереснее. Список формирует сам работодатель, но есть жесткие исключения: дистанционщики и те, кого временно передали по договору аутстаффинга, в эксперимент не попадают. Остальные должны дать письменное согласие. Отказ от участия — это не повод для увольнения или отказа в приеме на работу. Можно передумать в любой момент, просто предупредив работодателя за две недели.
Сроки: стартует каждый работодатель сам (с учетом будущего Положения), но финишная черта — 31 марта 2021 года включительно.
Перед стартом нужно сделать несколько шагов. За месяц до начала уведомить всех работников письменно: есть эксперимент, есть право отказаться или согласиться. Можно включить в него весь штат или только отдельные подразделения. Новых сотрудников, принимаемых в период эксперимента, тоже нужно знакомить с локальными актами и спрашивать согласия.
Важный момент: какие документы переводим в цифру? Трудовые книжки и сведения о трудовой деятельности (форма СЗВ-ТД и аналоги) — нет, закон запрещает их включать в эксперимент. Остальное — на усмотрение работодателя: трудовые договоры, допсоглашения, договоры материальной ответственности, ученические договоры. Все, что раньше подписывали на бумаге.
Нужно доработать локальные акты. С учетом мнения профсоюза (если есть) принять или изменить правила использования электронной подписи и обработки персональных данных. И, конечно, нужна техническая база: своя информационная система или интеграция с «Работой в России».
Что дает участие? Во-первых, скорость. Электронные подписи ускоряют согласования, экономит бумагу и время кадровиков. Во-вторых, доступность для проверяющих. Документы хранятся в системе работодателя или в «Работе в России». Инспекторы и профсоюзы могут запросить их, но только по официальному запросу. В открытом доступе они не лежат. Предоставлять нужно документы, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), либо бумажные копии с надлежащим заверением. В-третьих, влияние на закон. Цель эксперимента — найти косяки и предложить изменения в трудовое законодательство. По итогам, скорее всего, придется отправить в Минтруд отчет о проблемах и пожеланиях, как это было в похожем эксперименте 2018 года (тогда участвовали РЖД, Газпромбанк, Ростелеком).
Но есть и минусы. Расходы ложатся на работодателя. Создание системы, хранение, получение ЭП для сотрудников — все это платно. И ответственность за безопасность данных. Работодатель должен защищать электронные документы от взлома, утечек, изменения и уничтожения.
Источник изображения: freepik.com