Спойлер: безбумажный офис — это не про спасение деревьев. Это про то, чтобы ваши данные не сгорели вместе с офисом.
Ноубл Макинтайр из юридической компании McIntyre Law разжевал тему, и, честно говоря, он прав. Мы привыкли думать, что «безбумажность» — это экологический тренд. Да, деревья спасем. Но главная цель — защита информации. Утраченный жесткий диск или внезапный перезапуск Word — это неприятно, но терпимо. А вот ураган «Катрина», «Сэнди» или пожар в здании — это уже катастрофа. После 11 сентября многие юристы на себе ощутили, что значит потерять базу.
Просто сканировать документы и закидывать их в «облако» — мало. Это даже не безбумажный офис в полном смысле. Макинтайр подчеркивает: синхронизация между компьютерами дома и в суде — это удобно, но если здание сгорит, облако не спасет от потери оригиналов, если не настроено правильное резервирование.
Вот тут важно разделить два понятия, которые все путают: копирование и резервное копирование. Резервирование (redundancy) — это когда у вас есть два диска в одном устройстве. Один сдох — второй подхватил. Макинтайр сравнивает это с двойным пакетом для продуктов: если первый порвется, второй спасет яйца от асфальта. Но если случится пожар, оба пакета сгорят. Резервное копирование (backup) — это хранение данных в разных местах. Отправили файл по почте? Вот вам и бэкап: одна копия у вас, вторая на сервере Google. Но полагаться только на чужие сервера — риск.
Идеальная схема по Макинтайру: гибридная. Локальная сеть + облако + физические носители + удаленный сервер. Почему так сложно? — Облако (Dropbox, Google Drive) зависимо от интернета. Нет сети — нет доступа. Плюс данные у третьей стороны. — Флешки и внешние диски занимают место, теряются, портятся. И если офис сгорит, они сгорят вместе с ним. — Сетевой сервер внутри офиса удобен для обмена, но уязвим при физическом повреждении здания. — Удаленное резервное копирование — это та самая «подушка безопасности». Сервер в Мытищах, если офис в Москве. Копирует данные по расписанию (ежедневно, раз в 48 часов или раз в неделю).
И еще один критичный момент: шифрование. Утечка данных часто происходит из-за потерянных ноутбуков, флешек или даже айпадов. Любая информация, покидающая офис, должна быть зашифрована. И в облаке тоже — и при передаче, и при хранении.
Пароли. Тут без сюрпризов, но многие ленятся. 1. Минимум 12 символов. 2. Уникальные для каждого сервиса. 3. Никогда не храните файл «Пароли.txt» на рабочем столе. Это не хитрость, это приглашение для взломщика. 4. Не используйте стандартные настройки сохранения паролей в браузере.
И последнее, что часто забывают: проверка. Бэкап должен работать. Периодически извлекайте файлы с удаленного сервера и проверяйте, читаются ли они. Резервные копии так же ценны, как и сами данные.
Короче: не надейтесь на облако. Дублируйте. Шифруйте. Проверяйте. Иначе при следующем «Катрине» вы будете искать документы в пепле.
Спойлер: безбумажный офис — это не про спасение деревьев. Это про то, чтобы ваши данные не сгорели вместе с офисом.
Ноубл Макинтайр из юридической компании McIntyre Law разжевал тему, и, честно говоря, он прав. Мы привыкли думать, что «безбумажность» — это экологический тренд. Да, деревья спасем. Но главная цель — защита информации. Утраченный жесткий диск или внезапный перезапуск Word — это неприятно, но терпимо. А вот ураган «Катрина», «Сэнди» или пожар в здании — это уже катастрофа. После 11 сентября многие юристы на себе ощутили, что значит потерять базу.
Просто сканировать документы и закидывать их в «облако» — мало. Это даже не безбумажный офис в полном смысле. Макинтайр подчеркивает: синхронизация между компьютерами дома и в суде — это удобно, но если здание сгорит, облако не спасет от потери оригиналов, если не настроено правильное резервирование.
Вот тут важно разделить два понятия, которые все путают: копирование и резервное копирование. Резервирование (redundancy) — это когда у вас есть два диска в одном устройстве. Один сдох — второй подхватил. Макинтайр сравнивает это с двойным пакетом для продуктов: если первый порвется, второй спасет яйца от асфальта. Но если случится пожар, оба пакета сгорят. Резервное копирование (backup) — это хранение данных в разных местах. Отправили файл по почте? Вот вам и бэкап: одна копия у вас, вторая на сервере Google. Но полагаться только на чужие сервера — риск.
Идеальная схема по Макинтайру: гибридная. Локальная сеть + облако + физические носители + удаленный сервер. Почему так сложно? — Облако (Dropbox, Google Drive) зависимо от интернета. Нет сети — нет доступа. Плюс данные у третьей стороны. — Флешки и внешние диски занимают место, теряются, портятся. И если офис сгорит, они сгорят вместе с ним. — Сетевой сервер внутри офиса удобен для обмена, но уязвим при физическом повреждении здания. — Удаленное резервное копирование — это та самая «подушка безопасности». Сервер в Мытищах, если офис в Москве. Копирует данные по расписанию (ежедневно, раз в 48 часов или раз в неделю).
И еще один критичный момент: шифрование. Утечка данных часто происходит из-за потерянных ноутбуков, флешек или даже айпадов. Любая информация, покидающая офис, должна быть зашифрована. И в облаке тоже — и при передаче, и при хранении.
Пароли. Тут без сюрпризов, но многие ленятся. 1. Минимум 12 символов. 2. Уникальные для каждого сервиса. 3. Никогда не храните файл «Пароли.txt» на рабочем столе. Это не хитрость, это приглашение для взломщика. 4. Не используйте стандартные настройки сохранения паролей в браузере.
И последнее, что часто забывают: проверка. Бэкап должен работать. Периодически извлекайте файлы с удаленного сервера и проверяйте, читаются ли они. Резервные копии так же ценны, как и сами данные.
Короче: не надейтесь на облако. Дублируйте. Шифруйте. Проверяйте. Иначе при следующем «Катрине» вы будете искать документы в пепле.